اجتماعات فعالة و لاعبون أكفاء.. 20 قاعدة لإدارة جيدة للكاتب ريتشارد تمبلر

كلنا مدراء سواء كنا آباء أو أصحاب أعمال خاصة أو موظفين، كلنا نضطر لاستخدام أسلوب الإدارة ربما من أجل إدارة أنفسنا على الأقل، الخطأ الذي يقع فيه معظم المديرين هو اعتقادهم بأنهم يديرون الناس ويظنون أن الناس هم أدواتهم ورصيدهم التجاري ولكن هذا ليس صحيحًا، لابد أن ندرك أن الدور الحقيقي للمدير هو إدارة العمليات وليس إدارة الناس، فأفراد الفريق يمكنهم إدارة مهامهم إذا أعطيتهم الفرصة لكن ما تحتاج إليه هو التركيز على وضع الاستراتيجية، وهذه هي المهمة الحقيقية للإدارة والفريق ما هو إلا وسيلة لتنفيذ هذه الغاية. 

ويقدم الكاتب البريطاني ريتشارد تمبلر، مجموعة من القواعد التي تساعدك على أن تكون حازمًا وقادرًا على تولي المسؤوليات ومتحكمًا ومسيطرًا على الأمور بشكل رائع من خلال كتابه قواعد الإدارة، وسوف نتناول بعضًا من هذه القواعد في السطور التالية:

1/ إن الحصول على لاعبين أكفاء هو أمر في غاية السهولة لكن أن تجعلهم يلعبون معًا هو أصعب ما في الأمر، فالفريق ليس مجرد مجموعة أشخاص ولكنه تنظيم له ديناميكية وصفات وقواعد، وإذا كنت لا تعلم هذه الأشياء سيكون مصيرك هو التخبط.

2/ الفريق عبارة عن مجموعة يركز كل أفرادها على هدف واحد يجمعهم،لا يؤدي الفريق عمله على الوجه الأكمل إذا كان كل فرد فيه يركز على هدفه الخاص.

3/ ضع أهدافًا وكلمة واقعية تعني أن تكون الأهداف قابلة للتحقيق وفي متناول قدرات الفريق، وإذا أصر رؤساء في العمل على وضع أهداف غير واقعية فلابد أن تراجعهم في ذلك واسألهم عن الطريقة التي يمكن من خلالها تحقيق هذه الأهداف حسب اعتقادهم.

4/ اعقد اجتماعات فعالة، ويتطلب ذلك أن تحدد مسبقًا الهدف من الاجتماع وتتأكد من أنك تحقق هذا الهدف، فإذا كان الهدف من الاجتماع هو توصيل معلومات فعليك القيام بذلك ثم مغادرة المكان على الفور، وإذا كان الاجتماع يتعلق بمعلومات تريدها فالأفضل أن تعقد الاجتماع في نهاية اليوم حيث يكون الجميع متلهفًاعلى الانصراف إلى المنزل، وهذا ما يجعل الاجتماع قصيرًا أما في بداية النهار يكون لدى الجميع وقت طويل للكلام والاستطراد بعيدًا عن الموضوع.

5/ ابدأ الاجتماعات في الوقت المحدد لها مع عدم الانتظار لأي فرد، ولا تكرر شيئًا لمن حضر متاخر أبدًا وإن كان فاتهم شئ يمكنهم الحصول عليه من الآخرين بعد انتهاء الاجتماع وسوف يلقنهم ذلك درسًا بأن يأتوا في الموعد المحدد في المرة القادم.

6/ عليك أن تحدد من يقوم بتسجيل وقائع الاجتماع، وتأكد من أنهم يقومون بذلك على الوجه الذي يرضيك، وكل ما عليك أن تكون حازمًا و دودًا وممتلكًا لزمام الأمور تمامًا.

7/ اجعل الاجتماعات ممتعة .. وهذا يعني أنك لابد وأن تتحلى بروح المرح .. روح المرح تعني ألا تكون متجهمًا وأن تعطي الآخرين فرصة أن يعبروا عن أنفسهم ويقدموا اسهاماتهم وتعني أيضًا أن يكون لديك المرونة الكافية ليدلي الآخرون برأيهم فيما يتعلق بمكان وكيفية عقد الاجتماع.

8/ اجعل فريق عملك أفضل منك، إن المدير الكفء هو من يعلم أنه عندما يرتفع فريقه ويحلق لأعلى فإنه يحلق معه كذلك، ولكن ذلك يتطلب مديرًا استثنائيًا، ويجب عليك أن تكون مستريحًا ومطمئنًا في مركزك، وبمجرد أن تبني فريقًا جيدًا فإنهم يعتادون ذلك ويرتضونك مديرًا لهم ويشعرون بالراحة لذلك لا يتمردون عليك أو يحاولون تخطيك.

9/ ضع القواعد والحدود الفاصلة ويجب أن تكون القواعد في منتهى الوضوح، ولا بد أن تكون حازمًا في تطبيق هذه القواعد ولا تتساهل مع أحد الأفراد لأنه سيكون عليك أن تتساهل مع الجميع.

10/ لابد أن تحسن اختيار من يشغلون الوظائف لديك ثم تعطيهم الفرصة لإكمال أعمالهم وإذا لم تكن تجيد هذا الأمر فعليك استدعاء شخص تثق فيه للجلوس معك أثناء إجراء مقابلات الوطائف حتى يعطيك وجهة نظر مغايرة أو استعن بشخص مدرب يساعدك في الوصول إلى الشخص الذي تحتاجه.

11/ اعط الفريق مهمة ودعه يواصل العمل فيها، وعليك أن تتابع مرة أومرتين لتتأكد من أنهم يقومون بالعمل على الوجه المطلوب ثم دعهم بعد ذلك يواصلون عملهم ، اعطهم بصورة متزايدة المزيد من العمل ليقوموا به وركز على عمليات التخطيط.

12/ اسمح لهم بارتكاب الأخطاء.. فإذا كنت ستدع الفريق يقوم بالعمل فإنهم لن يؤدوه بالشكل الأمثل في البداية وسوف يرتكبون أخطاء وسوف تساعدهم في تجاوز تلك الأخطاء.

13/ تقبل حدود قدرات موظفيك لأنه إذا كنا جميعًا على نفس المستوى فلن نستطيع العمل كفريق لأننا جميعًا سنكون إما قادة أو تابعين.

14/ شجع فريق العمل لأنك إذا لم تتح الفرصة لفريقك لكي يلاحظ أنك سعيد بعمله فسيصيب أفراده الفتور وأنسب النجاح للفريق عندما يستحق ذلك.

15/ شجع فريق العمل حتى يتولد بينهم جو من التشجيع لبعضهم البعض فنحن جميعًا في قارب واحد وإما أن نغرق جميعًا أو نصل إلى بر الأمان معًا.

16/ استعد لتحمل العواقب .. فإذا فشل الفريق في أداء عمله فهذا خطؤك أنت، وإذا أحسن الفريق ، فالفائدة تعم الجميع وعلى المدير الكفء أن يتحمل العواقب.

17/ من السهل أن تستخدم فريقك كمبرر للإخفاق ولكن ذلك لن يكون مقبولًا، ربما تظن أن دفة الأمور ستتحول ضدك وسينظر إليك على أنك غير كفء ولكن على العكس إذا لاحظ صاحب العمل أنك تتحمل المسئولية وقدمت له الإجراءات التي ستتخذها للتأكد من عدم تكرار ذلك فلن ينظر لك كفاشل ولكن سيرى فيك عضو مجلس إدارة واعدًا أما فريق العمل فسيحبك حبًا شديدًا إذا تحملت المسئولية عندما تسوء الأمور فليس هناك ما يزيد الثقة أكثر من رئيس في العمل لديه الاستعداد لأن يقف ويقول "إنها مسئوليتي".

18/ يجب أن تسجل كل ما تفعله أو تقوله فكلما كنت مديرًا أفضل زادت كمية المعلومات التي يتحتم عليك الاحتفاظ بها.

19/ يجب أن توفر أفضل المواد لفريق عملك فإذا كان فريق العمل في حاجة إلى تكنولوجيا فوفرها لهم، وإذا كان في حاجة إلى موظفين ولوازم ورقية وآلات أكبر وأحدث فعليك أن توفرها لهم.

20/ احتفل مع الفريق.. عندما تحتفل مع الفريق عن كل انجاز حققه مهما كان بسيطًا سيصبح لديك فريق متحفز للنجاح، المكافآت أشياء صغيرة جدًا، صندوق من الكعك، فرصة الخروج وتناول فنجان قهوة، اسمح لهم بالراحة لبعض الوقت، هذه الأشياء لن تكلفك كثيرًا ولكن الشعور الدافئ الذي يخلقه ذلك يفوق أي تكلفة بكثير.