للقيام بمهام أفضل.. كيفية كتابة قائمة وإنجاز الأشياء

يكون الشخص أكثر إنتاجية عندما يبدأ بعمل قائمة مهام تساعده على إنجاز الأشياء، ومنها العمل المنزل، حيث إن العمل من المنزل بجدول زمني مرن يعني أن قائمتك غالبًا ما تصبح خليطًا عشوائيًا.

في كثير من الأحيان، هناك هذا الشعور المزعج في نهاية اليوم بأنني لم أنجز تمامًا ما خططت لفعله، لذلك، قام موقع "Metro.co.uk" بسؤال بعض الخبراء عن أفضل النصائح المتعلقة بقائمة المهام.

القلم والورقة أو التطبيق.. أفضل تنسيق لقائمة المهام

ابدأ بإيجاد التنسيق الذي يناسبك، فبالنسبة لجوان مالون، المدربة ومسؤول البث في برنامج 5 Minutes To Change Your Life، ترى القلم والورق هي التي تفوز، حيث قالت: إذا شعرت بالإرهاق من كل الأشياء التي أحتاج إلى القيام بها وهي تدور في رأسي، فإن كتابتها فعليًا تجعلني أشعر بالهدوء على الفور، مضيفة: أكتب المهام على قطع من الورق ذات الألوان الزاهية، وعندما أنجز شيئًا ما، أحذفه من القائمة، وأفسد الورقة وألقيها في سلة المهملات، وهو أمر مُرضٍ للغاية بالنسبة لي.

وأوضحت أنها تكتب قائمتها في نهاية يوم العمل، لذلك لديها الهيكل الذي تبدأ به في صباح اليوم التالي، ومن غير المرجح أن تمر الأمور في رأسي في المساء عندما أحاول الاسترخاء، ومع ذلك، يجد آخرون أن التطبيق أكثر ملاءمة.

من جانبها، تقول Karen Eyre-White، مؤسسة Go Do وعضو جمعية المنظمين APDO: من الأسهل كثيرًا تحريك الأشياء وإعطاء الأولوية لقائمة رقمية، لأنها مرنة وممتعة في الاستخدام، غيمكنك نقل بطاقات المهام الصغيرة بين القوائم المختلفة، فقط عليك أن تستخدم الخيار المجاني ولدي الكثير من الأشياء هناك.

احصل على أولوياتك بشكل صحيح

بدلاً من كتابة قائمة خطية، يستخدم بارنابي لاشبروك، الرئيس التنفيذي لوكالة المساعدة الافتراضية، Time وغيرها "مصفوفة أيزنهاور" وهي طريقة تتضمن تخطيط المهام على شبكة من أربعة مربعات.

يقول بارنابي: لدى الكثير من الأشخاص قوائم مهام ضخمة، وهذا يشوش على حكمك ويجعل من الصعب تحديد ما تحتاج حقًا للعمل عليه، ومصفوفة أيزنهاور تجبرك على وضع مهامك في أربع مجموعات: العناصر ذات الأولوية العالية التي يجب القيام بها الآن، وأشياء مهمة ولكنها ليست ملحة، والمهام التي يمكنك تفويضها، والأشياء التي لا تحتاج حقًا إلى القيام بها.

غالبًا ما يكون التخلص من الأشياء غير الضرورية أمرًا صعبًا للغاية، ولكنه الشيء الذي حرّرني من وجود قوائم لا يمكن التحكم فيها.

عندما يتعلق الأمر بترتيب الأولويات، فمن الجيد أن تأخذ خطوة إلى الوراء وتفكر بشكل أكثر استراتيجية حول ما تحاول تحقيقه على المدى الطويل، فكما تنصح كارين: يمكنك الحصول على قائمة رئيسية بأهداف طويلة المدى ستحصل عليها بعد ذلك، بإعلامك الأسبوعية واليومية والقوائم.

قائمة واحدة أم عدة؟

هيئة المحلفين خارجة بشأن ما إذا كان يجب عليك الاحتفاظ بقوائم منفصلة لمهام العمل والأشياء الشخصية، في النهاية، يعود الأمر كله إلى أنماط وظروف عملك.

تقول جوان: لا أقوم بتقسيم قائمتي إلى عمل وغير عمل لأنهم جميعًا أشياء تستهلك وقتي وطاقتي.

ومع ذلك، تفضل كارين إبقاءهما منفصلين، حيث تقول: ما يحدث غالبًا مع المهام الشخصية والمشرف هو أننا لا نقرر بالضبط متى سنقوم بها، لذا إذا أردنا المماطلة بعد ظهر يوم الأربعاء، فإنهم يفترضون فجأة أنه شيء رائع أهمية، مضيفة: إذا كان لدينا فترة زمنية منتظمة لهذه الأشياء، فنحن نعلم أنها ستنجز، ومن الأسهل بكثير عدم القيام بها عندما ينبغي علينا الاهتمام بأشياء أخرى.

كن واقعيا بشأن التوقيت

تذكر أن قائمة المهام الخاصة بك تحتاج إلى العمل مع الوقت المتاح لديك في يوم محدد، لذا تأكد من أنها تأخذ في الاعتبار الأشياء الثابتة مثل المواعيد والاجتماعات، فهي تحتاج إلى بناء وعيك بما يمكنك تحقيقه في وقت محدد.

يقول بارنابي: مثل معظم الناس، كنت أميل إلى الاعتقاد بإمكاني القيام بالأشياء بشكل أسرع مما أستطيع حقًا، والآن، عندما أقوم بجدولة مهمة، بدلاً من القول إن لدي ساعتان يوم الأربعاء وسأنهيها، ما يناسبني حقًا هو أنني سأقضي ساعتين في ذلك، إذا انتهيت من ذلك، فهذا أمر رائع، ولكن إذا لم يكن الأمر كذلك، فيمكنه العودة إلى القائمة في اليوم التالي، معقبا: أما إذا كان لديك ميل للمماطلة، فسيزداد الأمر سوءًا إذا وضعت نفسك تحت ضغط نفسي بسبب الاضطرار إلى إنهاء شيء ما.

قسّم المهام الكبيرة

يجب أن تكون العناصر الموجودة في قائمة المهام الخاصة بك محددة وقابلة للتنفيذ، لذلك من المهم أن تقوم بتقسيم المهام إلى أجزاء يمكن إدارتها حتى لا تبدو شاقة للغاية.

تقول جوان، إن الخطأ الكلاسيكي هو وضع شيء ما في قائمتك أكبر من اللازم، وغالبًا ما تقوم بتخريب نفسك قبل أن تبدأ، لذا عليك أن تفكر في الخطوات المختلفة المتضمنة للوصول بك إلى نقطة النهاية هذه وتحديد أول شيء عليك القيام به، وبدلاً من" تنظيف المنزل "أو" كتابة التقرير "، يمكنك البدء بـ" إفراغ الصناديق "أو" فتح مستند جديد ".