خبير التنمية البشرية محمد صيام: تنظيم الوقت يعكس تقدير كل شخص لقيمة حياته
تحديد موعد نهائى لإنجاز الأهداف وتوزيع المهام على آخرين يقلل الأعباء والتوتر
وجود أوقات فراغ طويلة فى أجندة العمل اليومية يغرى الشخص لإضاعة الوقت
إحنا مش محتاجين حد يرشدنا ويعلمنا نعمل إيه محتاجين شوية «مساج عقلى» لتحريك بوصلة التفكير
«تنظيم الوقت يعكس تقدير كل شخص لقيمة حياته»، هذا ما يؤمن به خبير التنمية البشرية، الدكتور محمد صيام، الذى يعتقد أن تنظيم الوقت يجعل بإمكان كل شخص إنجاز ٨٠٪ من العمل المطلوب، مقابل بذل ٢٠٪ من جهده المعتاد.
وينصح كذلك بكتابة جدول يومى للمهام والأهداف وتقسيمها إلى عاجل ومهم، وتحديد الوقت المطلوب لإنجاز كل مهمة والإمكانات المتاحة، محذرًا من ترك أوقات فراغ طويلة يوميًا، لأنها تغرى الأشخاص بإهدار الوقت فى أعمال لا جدوى منها.
■ ما الذى يعنيه تنظيم الوقت وإدارته؟
- الوقت هو الحياة فإن كان لحياة الشخص قيمة فعليه أن يترجم هذه القيمة بتقديره لقيمة الوقت، وتنظيم الوقت يُمكّن الشخص من إنجاز ٨٠٪ من أعماله بجهد يعادل ٢٠٪ فقط، لو أحسن استغلال الوقت، لكن للأسف يُضيع الكثيرون وقتهم لإنجاز ما قيمته ٢٠٪ فقط من إنتاجهم.
الوقت مقياس لتطور الأحداث، بدءًا من الماضى، مرورًا بالحاضر وصولًا إلى المستقبل، وبالترتيب بشكل متتابع بصورة دائمة ونظام ثابت وباتجاه واحد دون عودة للماضى والوراء، حيث يمكن اعتباره بعدًا رابعًا على الرغم من عدم القدرة على لمسه، أو رؤيته.
■ كيف نقسم وقتنا بطريقة ذكية؟
- يجب تنظيم الوقت وإدارته بشكل يعود بالنفع على الحياة الشخصية والمهنية لتوفير وقت كافٍ لممارسة الهوايات، ووقت للاعتناء بالصحة والذات، ووقت للعائلة.
والتوقف عن إضاعة الوقت، واتخاذ قرارات حاسمة بشأن أى أمر يتسبب فى إهدار الوقت وتحديد الأهداف، واتباع روتين يومى أكثر صحة، مع الثقة بالنفس، وتحديد موعد نهائى لإنجاز المهام والأهداف، للتخلص من التوتر والقلق، والاسترخاء مع توزيع المهام على آخرين لتقليل الأعباء.
■ ما أهمية تنظيم الوقت؟
- يستمد الوقت أهميته فى استحالة القدرة على إرجاعه للخلف بمجرد انقضائه، والذى يدعى بسهم الزمن كمصطلح علمى، هذا الأمر الذى لا يزال لغزًا مجهولًا لم تستطع العلوم تفسيره للآن، كما يعتبر هو الأمر العادل الوحيد فى الحياة، حيث يمتلك جميع الأشخاص ٢٤ ساعة فقط، دون فرق بين أى شخص، وبالنظر للوقت من منظور مادى يعتبر أهم من المال، نظرًا لأنّه يمكن استغلاله لجنى المال، بينما لا يمكن الحصول على وقت باستخدام المال.
■ كيف نحدد أولوياتنا فى تنظيم الوقت؟
- يجب البدء أولًا بالمهام الصعبة والانتباه لأفضل وأنسب أوقات اليوم واستغلال وقت الانتظار، كما يجب ملاحظة كيف يسىء الآخرون استخدام الوقت، وتخصيص وقت للتحضير والإعداد مع متابعة وتقدير وقت المهام التى ينجزها الشخص لتقديرها جيدًا فى المرات المقبلة.
يحكم عملية اختيار الأولويات مصفوفتان: الأولى الوقت حيث يدرك الشخص درجة الأهمية والحاجة العاجلة لأداء المهمة حسب المربع الذى تقع فيه، ثانيتهما القوة، حيث يحدد الشخص مقدرته وإمكانياته وتمكنه من أداء المهمة وكذلك مدى تأثيرها على من حوله فى العمل.
■ ما الطريقة المثلى لجدولة المهام خلال اليوم؟
- يجب تحديد الأولويات وتقسيمها إلى هام وعاجل، مع تحديد هدف لكل مهمة وأجندة عمل اليوم التالى مسبقًا، والبدء بالأعمال المهمة التى تحتاج تركيزًا شديدًا فى بداية اليوم، حيث ذروة النشاط مع الوضع فى الاعتبار الحصول على ساعة على الأقل يوميًا فى هدوء تتم فيها مراجعة الأداء والعمل على التخطيط للتطوير المستمر.
سياسة الباب المفتوح مهمة، ولكنها تحتاج إلى ترشيد وحسن استخدام، ويجب تحديد وقت مناسب لما يجب مناقشته فى شئون العمل أو مشكلات أداء الأفراد من المرءوسين على أن يكون ذلك فى نهاية اليوم.
كذلك فإن تقدير الوقت مطلوب لأداء كل بند فى أجندة العمل اليومى بصورة تقريبية والجلوس فى نهاية اليوم بضع دقائق لمراجعة ما تم وما لم يتم إنجازه من أجندة العمل ومعرفة أسباب التأجيل أو التأخير لمعالجته فى الأيام المقبلة.
وأنصح بالحذر من السماح بفراغ كبير فى وقت الأجندة، لأن ذلك يدفع الشخص للتعامل مع مضيعات الوقت، أيضًا لا يجب تكديس أجندة اليوم بالكثير من الأعمال التى يمكن توزيعها على الأيام التالية، حتى لا نسقط فى دوامة اليأس وضعف الثقة بالنفس أو زيادة الضغوط.
■ ما أفضل وقتين للاستيقاظ والراحة خلال اليوم؟
- أفضل وقت للاستيقاظ هو من الساعة السابعة صباحًا، وأفضل وقت للراحة هو وقت العصر من الساعة الثالثة حتى الساعة الرابعة والنصف.
■ كيف يمكن العمل تحت ضغط؟
- الضغوط هى عملية متبادلة تحدث كلما حاول الفرد التأقلم مع متطلبات المناخ المحيط به، يتفاعل الناس بطرق متباينة إزاء المواقف وتختلف مستويات الضغوط ولكن التعامل الأساسى مع المواقف والضغوط هو الهدوء والالتزام بضبط النفس والتفكير فى كل أبعاد الموضوعات المتعلقة فى حياة الشخص من سلبيات وإيجابيات فضلًا عن الرضا فى العمل والتوازن والاعتدال والاهتمام بالنفس.
