أبرزها تفويض المهام.. 10 نصائح لتدير وقتك بنجاح

هل تشعر دائماً بالضغط بسبب عبء العمل الكبير؟ وهل تشعر أنَّ ثمَّة الكثير من المهام بين يديك وأنَّه ليس عندك ما يكفي من الوقت للقيام بها، أم أنَّك تشعر أنَّه في إمكانك استغلال الوقت بشكلٍ فعال لإتمام جميع المهام الموكلة إليك؟

لذا في هذه السطور نقدم لك تلخيص كتاب ادارة الوقت للدكتور ابراهيم الفقي .

1- تفويض المهام:

دائماً ما يقوم العديد من الأشخاص بالتعامل مع عددٍ كبير من المهام يفوق قدرتهم على التحمل. وهذا قد يؤدي إلى الشعور بالضغط والإنهاك. التفويض ليس تهرُّباً من المسؤوليات، ولكنَّه إحدى التقنيات المهمة في الإدارة، لذلك تعلَّم فنَّ تفويض العمل للموظفين الذين يعملون تحت إشرافك بما يتناسب مع مهاراتهم وقدراتهم.

2- تحديد أولويات العمل:

قبل أن يبدأ يوم العمل، ضع قائمة بالمهام التي تحتاج منك إلى تركيزٍ مباشر لأنَّ المهام الثانوية يمكن أن تستهلك الكثير من وقتك الثمين. فبعض المهام يجب إتمامها في اليوم نفسه، بينما ثمَّة مهامٌ ثانويةٌ أخرى يمكنك تأجيلها لليوم الآتي. باختصار رتِّب مهامك وفقاً لأولويَّاتها، وركِّز على الأكثر أهميةً بينها.

3- تجنُّب المماطلة:

إنَّ المماطلة هي من بين الأشياء التي تؤثر بشكلٍ سيء في الإنتاجية. فهي تؤدي إلى تبديد الوقت والجهد. لذلك يجب تجنبها بأيِّ طريقة ممكنة فهي يمكن أن تشكِّل مشكلة كبيرة في حياتك الشخصية والمهنية.

4- جدولة المهام:

خذ جدولاً أو مفكِّرة ودوِّن فيها جميع المهام التي تخطر على بالك. صمِّم "قائمة مهام" بسيطة قبل أن تبدء يومك، ورتِّب المهام حسب أولويتها، وتأكَّد من أن تكون هذه المهام قابلةً للتنفيذ. ولتتحكَّم بمهارات إدارة الوقت التي لديك بشكلٍ أفضل، يمكنك أن تصمِّم ثلاث قوائم: للعمل، والمنزل، وقائمة شخصية.

5- تجنُّب الضغط:

يظهر الضغط عندما نعمل بشكلٍ يفوق قدرتنا على التحمل. وهنا تبدأ أجسادنا بالشعور بالتعب وهذا بدوره سيؤثر في إنتاجيتنا. بدلاً من ذلك فوِّض مهامك للموظفين الذين يعملون تحت إشرافك وتأكَّد من أن تخصص وقتاً للاسترخاء.

6- ضع مواعيد نهائية:

عندما يكون ثمَّة مهمة ما بين يديك، حدد لها موعداً نهائيَّاً واقعياً والتزم به. حاول أن تحدد موعداً نهائياً للمهمة قبل المهمة ببضعة أيام بحيث تستطيع إتمام جميع المهام التي قد تقف في طريقك. تحدَّ نفسك وأنجز المهمة في موعدها النهائي. وكافئ نفسك عندما تقوم بإتمام إحدى المهام الصعبة في موعدها المحدد.

7- تجنُّب القيام بمهام متعددة:

يشعر معظمنا أنَّ القيام بمهام متعددة هو طريقةٌ فعالة لإنجاز المهام، ولكنَّ الحقيقة هي أنَّنا نؤدِّي بشكلٍ أفضل عندما نركز على مهمَّةٍ واحدة. كما يعدُّ تعدد المهام عائقاً أمام الإنتاجية ولكي تحسِّن مهارات إدارة الوقت لديك يجب عليك تجنُّبه.

8- ابدأ باكراً:

لدى جميع الرجال والنساء الناجحين ميزة مشتركة، وهي أنَّهم يبدؤون يومهم باكراً لأنَّ ذلك يعطيهم الوقت للجلوس، والتفكير، والتخطيط ليومهم. فالاستيقاظ باكراً يجعلك أكثر هدوءً، وإبداعاً، وأصفى ذهناً. فمع مرور اليوم يبدأ مستوى نشاطك بالانخفاض وهذا يؤثر في إنتاجيتك وبالتالي فإنَّ أداءك سيتأثَّر أيضاً.

9- خذ بعض الاستراحات:

عنما تجد أنَّ الوقت ملائم خذ استراحةً لـ 10-15 دقيقة. فالضغط الكبير يمكن أن يؤذي جسدك ويؤثِّر في إنتاجيتك. تمشَّ، أو استمع إلى بعض الموسيقى، أو قم ببعض حركات المطمطة. والأفضل من ذلك أن تأخذ إجازةً من العمل وتقضي بعض الوقت مع الأصدقاء والعائلة.

10- تعلُّم أن تقول لا:

ارفض بأدب قبول أيَّة مهام إضافية إذا كنت تعتقد أنَّك مُثقَلٌ بالعمل. وقبل أن تقبل أداء أيَّ أعمالٍ إضافية، ألقِ نظرةً على "قائمة مهامك".